1、如何保存文件正本與不同稿本？
同一文件除正本外，在撰寫、印刷過(guò)程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來(lái)說(shuō)，文件的正本與定稿為一件，但定稿過(guò)厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。對(duì)于只需保留定稿和正本的文件來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)打印的定稿，如與正本一樣，即領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)口頭修改而沒(méi)有筆頭修改的，可以只保存正本和發(fā)文稿紙，不必再保存定稿，以避免重復(fù)。
2、如何保存正文與附件？
附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。對(duì)于一些非本單位形成、卻是正文的必要補(bǔ)充的文件，例如，具有審批權(quán)力的部門，在審批項(xiàng)目時(shí)需要申報(bào)單位上報(bào)的資格證明、單位情況介紹等復(fù)印件，這些材料是做出審批決定的依據(jù)，可以作為審批決定的附件。再如，本單位向計(jì)劃部門申報(bào)項(xiàng)目的文件，往往帶有包括項(xiàng)目說(shuō)明、論證材料、計(jì)劃書、相關(guān)財(cái)務(wù)文件等在內(nèi)的很多文件，雖然是本單位形成的，檔案里已經(jīng)保存了，但由于比較分散，也可以作為申報(bào)文件的附件，以便于今后利用。
3、如何保存正文與文件處理單？
文書處理較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。
4、什么是需要復(fù)制的文件？
對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。
5、怎樣保存轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文？
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。
6、怎樣保存組織關(guān)系介紹信、各種審批表等文件？
組織關(guān)系介紹信、各種審批表(離退休審批表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)審批表)等內(nèi)容都相對(duì)完整，各單位可根據(jù)本單位情況保存。如果數(shù)量少，可以一份作為一件。如果數(shù)量多，可以幾份文件作為一件，但要有一定的規(guī)律，例如文件產(chǎn)生月份相同的作為一件，或單位性質(zhì)相似的作為一件。需要注意的是，如果多份文件作為一件保存，在填寫文件題名時(shí)除填寫文件名稱如組織組織關(guān)系介紹信、離退休審批表外，必須加注“[ ]”，在“[ ]”內(nèi)逐個(gè)揭示文件所涉及到的人員姓名、單位名稱，以便計(jì)算機(jī)能夠直接檢索。
7、怎樣保存來(lái)文與復(fù)文？
“來(lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等，根據(jù)檢索需要的不同，如果來(lái)文和復(fù)文產(chǎn)生在同一年，可以作為一件。如果來(lái)文與復(fù)文產(chǎn)生在不同年度，也可以分別各作為一件，故《細(xì)則》中采用“可為一件”的表述方式。需要注意的是，來(lái)文與復(fù)文“為一件”時(shí)實(shí)體上要裝訂在一起，填寫文件題名時(shí)要把兩個(gè)文件一起注明。
8、什么樣的文件需要修裱？
歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材料被損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進(jìn)行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。其中，修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補(bǔ)缺和托補(bǔ)；托裱是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。需要往意的是；由于《細(xì)則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時(shí)修裱的一些工作內(nèi)容已無(wú)意義，例如為方便裝訂成卷而對(duì)裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過(guò)小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對(duì)有重要保存價(jià)值的歸檔文件，無(wú)需移交進(jìn)館的檔案一般保持原貌即可。
9、如何判斷字跡材料的耐久性？
復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長(zhǎng)短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，加純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。對(duì)字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。但復(fù)印件本身也存在耐久性方面的問(wèn)題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少?gòu)?fù)印件粘連的機(jī)率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。
10、怎樣折疊超大紙？
《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文用紙幅面規(guī)格都有明確規(guī)定，即A4型。實(shí)際工作中，某些特殊形式的文件，如報(bào)表、圖樣等，紙張幅面大于上述兩種規(guī)格。由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設(shè)計(jì)的，為方便將來(lái)文件裝盒，就需要對(duì)超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡(jiǎn)單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。
11、裝訂時(shí)是否必須去除金屬裝訂物？
是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來(lái)說(shuō)，由于氣候比較干燥，機(jī)關(guān)檔案室在具備較好庫(kù)房條件的情況下，對(duì)不需要移交進(jìn)館的檔案可以不拆釘。此外，對(duì)于裝打成冊(cè)不便拆釘?shù)目铩龋捎诮饘傺b訂物已經(jīng)嚴(yán)密封裝在其中，拆訂會(huì)嚴(yán)重?fù)p害原貌，此時(shí)可不再拆訂重裝。但對(duì)于需要永久保存的歸檔文件來(lái)說(shuō)，必須去除易銹蝕的金屬物，，如訂書釘、曲別針、大頭針等，以避免對(duì)檔案潛在的危害。因?yàn)檫@些金屬物其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。
12、一件文件如何確定排列順序？
《細(xì)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件，因此裝訂前首先必須對(duì)它們進(jìn)行排序。一般來(lái)說(shuō)順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。漢文本在前，少數(shù)民放文字文本在后。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。文件處理單和發(fā)文稿紙可放在正本的后面。
13、裝訂時(shí)怎樣對(duì)齊？
裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。
14、怎樣選擇裝訂方式和裝訂用品？
對(duì)于裝訂方式和裝訂用品的選擇，《細(xì)則》中并未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，只提出“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求”。這是因?yàn)榧难b訂有許多可能的方式和用品，在沒(méi)有明顯優(yōu)劣的情況下，簡(jiǎn)單地加以規(guī)定，反而會(huì)限制機(jī)關(guān)檔案室的選擇。具體選擇時(shí)應(yīng)考慮到以下要求：（1）符合檔案保護(hù)的要求。裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命，裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。(2)選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。具體方法有線裝法、變形材料裝訂法、粘接式、穿孔式、鉚接式等裝訂方法。裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機(jī)關(guān)檔案部門，應(yīng)保持裝訂方式的統(tǒng)一，以確保檔案的安全。下面簡(jiǎn)要介紹幾種方法，供各單位選擇。
15、什么是線裝法？
線裝法。從檔案保護(hù)的角度講，線裝無(wú)疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再適用于文件級(jí)整理。現(xiàn)有的常見做法是使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊，但這種方式存在針腳過(guò)密、易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷的問(wèn)題，設(shè)備成本也相對(duì)較高。此外也有在文件左上角或在側(cè)穿針打結(jié)的，但操作比較繁瑣，一般不采用。
16、什么是變形材料裝訂法？
此方法比較簡(jiǎn)單，但對(duì)材質(zhì)必須有較高要求。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，同時(shí)考慮檔案室?guī)旆康谋９軛l件；塑料制品則必須有足夠強(qiáng)度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能引起火災(zāi)。
17、為何不選用其它方法？
粘接式裝訂法一般采用漿糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、復(fù)印及掃描時(shí)不能拆除的缺點(diǎn)，材料的可靠性也有待進(jìn)一步改善。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。穿孔式、鉚接式裝訂法對(duì)文件的破壞性比較強(qiáng)，所以一般不采用。
18、如何理解”來(lái)文與復(fù)文可為一件”？
來(lái)文和復(fù)文從嚴(yán)格意義上講完全是兩個(gè)不同的責(zé)任者產(chǎn)生在兩個(gè)單位的兩個(gè)獨(dú)立文件，應(yīng)該是各為一件，但由于內(nèi)容所指的問(wèn)題相同，又存在著因果的邏輯關(guān)系，特別是在利用時(shí)往往需要相互印證。在歸檔文件整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現(xiàn)，而需要重新界定的“件”，只是為了方使整理和利用的需要采用的一種補(bǔ)充形式。實(shí)際操作中，界定“件”，既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡(jiǎn)化整理與便于檢索。例如，各單位在實(shí)際工作中經(jīng)常產(chǎn)生向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告和平行機(jī)關(guān)的協(xié)商函件，這些文件發(fā)出后往往難以確定這些機(jī)關(guān)是否復(fù)文或復(fù)文的時(shí)間，因此，外機(jī)關(guān)的來(lái)文與本機(jī)關(guān)的復(fù)文作為一件，本機(jī)關(guān)向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件，這就是對(duì)《細(xì)則》精神的一種很好的掌握。
19、是否可以將同一事由的若干文件作為一份主要文件的附件來(lái)處理？
不能。這種做法雖然使整理工作簡(jiǎn)化了，但卻給將來(lái)的檢索利用設(shè)置了障礙。例如，將某下屬單位申請(qǐng)某項(xiàng)專業(yè)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示、該局的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門的經(jīng)辦過(guò)程文件作為一件裝訂在一起。試想，如果將來(lái)利用者只想查看關(guān)于這項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應(yīng)該避免。
20、怎樣選用適合本單位的分類方法？
《細(xì)則》推薦使用“年度－保管期限”或“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”，各單位可根據(jù)本單位實(shí)際情況，選用其中的一種。一般來(lái)說(shuō)，在文件形成量較大、科室設(shè)置較多的機(jī)關(guān)，文件一般由各文書處理部門分工整理歸檔，宜選用“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”分類法。文件形成量相對(duì)較少、科室設(shè)置較少的機(jī)關(guān)，一般宜采用“年度－保管期限”分類法。
21、怎樣理解“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”？
“年度一機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)一保管期限“分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類，再在組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。采用此種分類方法，在庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)先留空，也避免了倒架，庫(kù)房管理非常方便。同時(shí)，可將一個(gè)年度內(nèi)同一機(jī)構(gòu)形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于實(shí)體查閱。此方法適用于推行部門整理歸檔的機(jī)關(guān)單位。
此時(shí)分類方案為：
年度 機(jī)構(gòu)
保管期限 件號(hào)
1995年 辦公室 永久
1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
業(yè)務(wù)一處 永久
1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
業(yè)務(wù)二處 永久
1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
1996年 辦公室 永久
1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
業(yè)務(wù)一處 永久
1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
業(yè)務(wù)二處 永久
1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
1997年 ……
22、怎樣理解“年度－保管期限”分類法？
“年度一保管期限”分類法，即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。此時(shí)分類方案為
年度 保管期限 件號(hào)
1995年 永久 1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期
1、2、3……
1996年 永久 1、2、3……
長(zhǎng)期
1、2、3……
短期 1、2、3……
1997年 ……
23、某局使用“年度－機(jī)構(gòu)－保管期限”進(jìn)行分類，但又單獨(dú)設(shè)置了會(huì)議類，將本局召開的大型會(huì)議形成的歸檔文件放入其中.這種做法可以嗎？
這種分類方法是錯(cuò)誤的。采用復(fù)式分類法必須注意，同一分類層次只能采用一種分類方法，遵循同一分類方案，否則就會(huì)違背分類的原則，使分類體系隨意、混亂，影響檔案的檢索利用。上述事例中，該局采用了“年度－機(jī)構(gòu)－保管期限”的方法制定分類方案，但檔案部門考慮到本局每年召開的全國(guó)性會(huì)議有重要意義，又在局內(nèi)第一個(gè)組織機(jī)構(gòu)“辦公廳”之前增加了“會(huì)議類”，專門來(lái)容納大型會(huì)議形成的文件材料。這樣，分類方案中在同一分類層次中既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又出現(xiàn)了按問(wèn)題分類。會(huì)議中的文件本來(lái)與各部門業(yè)務(wù)有關(guān)，但被單獨(dú)抽出放入會(huì)議類，它們與業(yè)務(wù)部門其他相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系就被割斷了。這種做法使分類體系不能正確反映機(jī)關(guān)工作的真實(shí)面貌，勢(shì)必給今后的檔案管理和提供利用工作造成困難.正確的做法就是取消“會(huì)議類”，把該類目中各個(gè)會(huì)議的歸檔文件，按照會(huì)議主辦部門或承辦部門的不同，分別歸入相應(yīng)部門的類目中。
24、由檔案室集中整理歸檔文件的大型機(jī)關(guān)，是否可以采用“年度一保管期限”兩級(jí)分類？
選擇幾級(jí)分類，需要從簡(jiǎn)化整理和便于利用兩方面進(jìn)行綜合考慮。大型機(jī)關(guān)如國(guó)務(wù)院部委一級(jí)機(jī)關(guān)，文件形成量大，如果不分機(jī)構(gòu)，“件號(hào)”必須等到年終文件歸檔齊全后才能確定，因而不利于檔案人員以“隨辦隨歸”的方式進(jìn)行歸檔文件整理，造成工作量的積壓.即使機(jī)關(guān)檔案室有能力承擔(dān)集中整理的工作量，由于這種分類方案沒(méi)有體現(xiàn)出歸檔文件在組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題方面的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，也會(huì)給今后的檔案管理和提供利用造成困難。因此，大型機(jī)關(guān)無(wú)論選擇在哪個(gè)環(huán)節(jié)整理歸檔文件，都不宜選擇“年度一保管期限’兩級(jí)分類。
25、為什么要將保管期限作為一項(xiàng)分類標(biāo)準(zhǔn)？
將保管期限件為一項(xiàng)分類標(biāo)準(zhǔn)，是《細(xì)則》首次提出的。就要求在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，對(duì)以件為單位的檔案要先進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定其保管期限后再以此為標(biāo)準(zhǔn)分類整理。這就能使同一保管期限的檔案相對(duì)集中，便于進(jìn)館時(shí)檔案的鑒定整理工作，使之不致于過(guò)于繁重。當(dāng)然，按保管期限分類排列可能使同一事由的不同文件因價(jià)值不同而分盒和分架保管，這就要求計(jì)算機(jī)發(fā)揮其特有的作用，實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件的族性檢索和在手工管理的條件下應(yīng)編制專題目錄等。
26、是否可以使用文號(hào)、級(jí)別等其他分類方法？
按《細(xì)則》要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）之外的其他分類方法。其原因是，無(wú)論級(jí)別、文號(hào)還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會(huì)割裂歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實(shí)際工作中，使用這兩種分類方法的機(jī)關(guān)都存在著提供利用方面的困難。
27、某項(xiàng)工作從1998年開始至2003年結(jié)束，持續(xù)共5年，形成的歸檔文件將如何整理？
上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。在分類時(shí)，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來(lái)在檔案案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項(xiàng)工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對(duì)此也不能機(jī)械理解，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和這項(xiàng)工作每年的文件形成量。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找時(shí)的方便。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。
28、為什么排列時(shí)要遵循事由原則？
事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等。通過(guò)界定“事由”，使密切相關(guān)、參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對(duì)集中；可以進(jìn)一步體現(xiàn)出最低一級(jí)類目?jī)?nèi)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。事由的界定可以有較大的靈活性。由于事由的概念既簡(jiǎn)單又靈活。一件具體的事、一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等都可以看作一個(gè)事由，所以以事由為單位排列歸檔文件，既順應(yīng)工作活動(dòng)的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，滿足了利用的需要，例如：請(qǐng)示或報(bào)告，批復(fù)收到后，就可視為事由辦理完畢；一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可以視為一個(gè)事由；一項(xiàng)工作如果辦理時(shí)間長(zhǎng)需要跨年度，為了及時(shí)歸檔，也可以按不同階段分為幾個(gè)事由；一次會(huì)議，也可以分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由。事由的具體劃分尺度，由整理者根據(jù)辦理時(shí)間的長(zhǎng)短、形成文件的數(shù)量以及文書處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。按公文辦理過(guò)程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。文件間在同一具體事件上的這種有機(jī)聯(lián)系，對(duì)充分體現(xiàn)文件的價(jià)值，尤其是憑證價(jià)值是十分必要的；而這種有機(jī)的歷史聯(lián)系是現(xiàn)有條件下任何人工智能都無(wú)法模擬的。如果不是人為在文件形成過(guò)程中加以記錄或描述，或在信息整序過(guò)程中加以處理（將同一事由的文件排列在一起），那么隨著時(shí)間的推移，這種歷史聯(lián)系就根本不可能保持住或檢索出來(lái)。從實(shí)際工作著，歸檔文件的排列，直接影響到目錄檢索和實(shí)體存取工作。
29、怎樣理解最低一級(jí)類目？
《細(xì)則》中規(guī)定：“在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。”這里的“最低一級(jí)類目”，是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低一級(jí)的類目，例如按照“年度一機(jī)構(gòu)一保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級(jí)類目。
30、如何排列文件？
排列的實(shí)際操作可分為兩步，即先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。
31、同一事由內(nèi)歸檔文件如何排列？
同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡(jiǎn)單的方法是按文件形成時(shí)間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需要。例如，如果將有關(guān)某干部的處分決定、該干部的自述材和本局的調(diào)查材料、本局要求公安機(jī)關(guān)協(xié)助的函、群眾舉報(bào)信、局長(zhǎng)辦公會(huì)的會(huì)議記錄、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該案的批示等等，既不按案件處理過(guò)程(時(shí)間)順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只是一種非常隨意的放置，這種放置看不到事情的處理過(guò)程，不利于檔案管理和提供利用的工作。因此，同一事由的文件排列在一起時(shí)，必須體現(xiàn)時(shí)間或重要程度等順序。
32、不同事由歸檔文件如何排列？
不同事由歸檔文件的排列可以有多種方法，包括《細(xì)則》提到的時(shí)間、重要程度等等。具體選擇何種方式，可根據(jù)機(jī)關(guān)的文書處理程序、歸檔制度、檔案管理的現(xiàn)代化水平等的不同加以選擇。第一，按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列，而不必考慮其他因素。這種方法比較簡(jiǎn)單，更適用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。采用年終集中整理的機(jī)關(guān)，也可以按事由辦結(jié)時(shí)間排列不同事由的文件。第二，按事由的重要程度排列。將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。例如，某單位法規(guī)處，可將本年度通過(guò)的各項(xiàng)法規(guī)文件的相關(guān)材料排在前面，然后再排監(jiān)督檢查等其他工作形成的文件材料。第三，按事由具有的共同屬性分別集中排列。其中，可以按責(zé)任者或承辦部門分別集中排列。例如機(jī)關(guān)一股以科(室)為單位整理歸檔，不同事由的歸檔文件進(jìn)行排列時(shí)，可以將不同科（室）形成的文件分別集中排列。同時(shí)，可以按照不同問(wèn)題分別集中排列。采用此方法，一般都是指小問(wèn)題。此類問(wèn)題相對(duì)固定時(shí)，機(jī)關(guān)檔案部門可事先規(guī)定各問(wèn)題間排列的先后順序。例如，機(jī)關(guān)人事部門，可以將干部調(diào)配、職稱評(píng)定、出國(guó)審查等問(wèn)題所屬的不同事由形成的文件分別集中排列。
33、怎樣理解成套性？
《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)指出，“會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。這里的”成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯(lián)系。例如，一次會(huì)議往往包括許多事由，它們形成的文件在時(shí)間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時(shí)需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等在形式上較為特殊，成套利用的情況也較普遍，因此也宜于集中排列。
34、怎樣排列零散文件？
實(shí)際工作中，由于種種原因，往往會(huì)有一些文件沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間移交檔案部門歸檔。對(duì)于這些零散文件，應(yīng)視不同情況進(jìn)行處理。(1)將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后，某組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成的零散文件，就放在該機(jī)構(gòu)或問(wèn)題所有歸檔文件的最后，然后在所涉及事由最后一件歸檔文件的備注欄中標(biāo)明。例如，某零散文件排列后的件號(hào)為30，就可在相關(guān)事由最后一件的備注欄中注明“見30”。(2)將零散文件與所屬事由中的相關(guān)文件裝訂在一起，并在目錄備注欄中注明“此件為兩件”。但這些都只是補(bǔ)救措施，應(yīng)盡量避免使用。
35、是否可以直接按文件形成的時(shí)間或收、發(fā)文字號(hào)的順序排列所有歸檔文件？
這種做法在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的檔案部門完全可以實(shí)現(xiàn)，不僅充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)功能，而且大大減少了整理工作量。但是，這種做法只方便了歸檔文件整理，卻給檔案提供利用增加了困難。同一事由的歸檔文件極有可能分散在不同檔案盒內(nèi)，檔案人員必須到多個(gè)檔案盒內(nèi)抽取檔案才能滿足利用者的需要。因此這種做法是不宜在機(jī)關(guān)檔案室推行。
36、在實(shí)行“隨辦隨歸”制度的機(jī)關(guān)，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起？
一般情況下，同一事由的歸檔文件應(yīng)該在事由辦理完畢后收集齊全，然后再進(jìn)行整埋，以保證排列、編號(hào)后同一事由的文件排在一起。有的機(jī)關(guān)在“隨辦隨歸”時(shí)，某一事由并未辦完，其形成的文件已部分歸檔。所以檔案人員在整理歸檔文件時(shí)，對(duì)這部分文件的處理，應(yīng)充分考慮“同一事由文件齊全完整’這一前提，不要“先來(lái)的先整”，而應(yīng)“先全的先整”。如果怕已形成的文件丟失，可在加蓋的歸檔章中用鉛筆填寫件號(hào)，待年終文件全部收集齊全后，再用鋼筆填寫確定不變的件號(hào)。文件是否已經(jīng)齊全完整，除了形成者收集外，歸檔文件整理者也要加強(qiáng)把關(guān)，否則就會(huì)影響到歸檔文件整理和檢索利用工作的正常開展。例如，部門文書人員在某次會(huì)議結(jié)束后，將歸檔的文件按隨辦隨歸的要求進(jìn)行了排列、編號(hào)、編目等工作，從而確定了文件的排列順序和位置，并移交檔案部門。會(huì)議結(jié)束后間隔一段時(shí)間又形成了會(huì)議紀(jì)要，這件會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該與會(huì)議文件排列一起。但這期間其他事由形成的文件也已按‘隨辦隨歸”的要求整理歸檔，并接在該會(huì)議文件之后排列、編號(hào)、編目。因而這份會(huì)議紀(jì)要就排列在其他事由后面，與該會(huì)議的其他文件分隔開來(lái)。其補(bǔ)救辦法是按自然順序排序進(jìn)行編號(hào)，并在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標(biāo)注與前述文件的聯(lián)系。
37、“按事由排列”中的事由與“按問(wèn)題分類”中的問(wèn)題是什么關(guān)系？
“事由”不同于分類標(biāo)準(zhǔn)中的“問(wèn)題”，而是比“問(wèn)題”更小的概念。“事由”可以是指一件具體的事，一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等，如申請(qǐng)一項(xiàng)撥款、任命一名干部；而“問(wèn)題”則是指一類相同性質(zhì)的事情，如機(jī)關(guān)黨務(wù)工作、財(cái)務(wù)工作、人事工作等。
38、不同類目的文件如何排列？
不同類目文件的排列，沒(méi)有固定的要求。一般可以按照分類方案中各類目之間的順序進(jìn)行排列，也可以按照某種習(xí)慣的方式排列。如按機(jī)構(gòu)分類的，可將各類目按照機(jī)構(gòu)序列排列。按問(wèn)題分類的，可將各類目按照問(wèn)題順序排列。同時(shí)，不同類目的排列順序宜保持穩(wěn)定，以便將來(lái)的查找工作更有規(guī)律可循。
39、怎樣編制室編件號(hào)？
室編件號(hào)即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。以采用“年度一組織機(jī)構(gòu)一保管期限”進(jìn)行分類為例，室編件號(hào)應(yīng)在同年度內(nèi)、同一組織機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“l(fā)開始逐件流水編號(hào)。例如，辦公室1999年形成的永久、長(zhǎng)期、短期3個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成3個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，長(zhǎng)期的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，短期的也從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)。其它科室的依次類推。再如采用“年度一保管期限”分類，室編件號(hào)就應(yīng)在同一年度的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水組號(hào)。如某單位1999年形成的永久的歸檔文件，從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，長(zhǎng)期的歸檔文件從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，短期的歸檔文件從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)。
40、何時(shí)填寫?zhàn)^編件號(hào)？
館編件號(hào)的設(shè)置主要是出于館室銜接的需要。各級(jí)檔案室的永久、長(zhǎng)期檔案移交進(jìn)館時(shí)，由于各種原因往往需要進(jìn)行鑒定、整理等局部調(diào)整，如將部分檔案抽出、補(bǔ)入等等，使目錄中的件號(hào)出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象，從而增加了檔案館管理工作的難度，因此有必要重新編制件號(hào)。《細(xì)則》中預(yù)先設(shè)置了館編件號(hào)項(xiàng)，并在歸檔章和檔案盒盒脊等處預(yù)留位置，供需要時(shí)直接填寫，而不必重新蓋章或更換檔案盒。《細(xì)則》對(duì)館編件號(hào)的編制方法未作要求。這是因?yàn)殡S著檔案館接收要求的不同、進(jìn)館檔案整理狀況的不同，是否需要以及如何編制館編件號(hào)也會(huì)有所不同。如果檔案室階段整理基礎(chǔ)比較好，價(jià)值鑒定也較準(zhǔn)確，進(jìn)館時(shí)檔案變動(dòng)情況不大，則檔案館可直接以室編件號(hào)作為進(jìn)館后使用的件號(hào)，只在目錄相應(yīng)處注明斷號(hào)、跳號(hào)等情況即可，而無(wú)須重編館編件號(hào)。
41、編號(hào)項(xiàng)目的設(shè)置原則是什么？
編號(hào)項(xiàng)目的作用與檔號(hào)作用相似，作為存取檔案的標(biāo)識(shí)，并具有統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督作用。因此編號(hào)項(xiàng)目應(yīng)符合以下基本原則：（l）惟一性原則，即編號(hào)項(xiàng)目應(yīng)指代單一，不同對(duì)象賦予不同編號(hào)，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)。（2）合理性原則，即編號(hào)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)應(yīng)與歸檔文件的整理分類體系相適應(yīng)。（3）穩(wěn)定性原則，即編號(hào)項(xiàng)目一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。（4）擴(kuò)充性原則，即編號(hào)項(xiàng)目必須留有適當(dāng)?shù)倪f增空間，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充歸檔文件的需要。（5）簡(jiǎn)單性原則，即編號(hào)項(xiàng)目應(yīng)精簡(jiǎn)，以節(jié)省存貯空間，提高處理效率。
42、采用“年度－機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)－保管期限”分類法編件號(hào)時(shí)，一個(gè)檔案室一年的歸檔文件中會(huì)有許多個(gè)“
這種現(xiàn)象不會(huì)影響歸檔文件的檢索和利用。按照這種方法編號(hào)，工作中確實(shí)會(huì)產(chǎn)生重號(hào)。但按《細(xì)則》的設(shè)計(jì)，件號(hào)必須與年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等其他編號(hào)項(xiàng)目配合，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的檢索，所以即使件號(hào)重復(fù)，但結(jié)合不同歸檔文件的其他編號(hào)項(xiàng)目不可能重復(fù)，因此也就不會(huì)造成檢索、歸位時(shí)的混亂。而且，這樣的編號(hào)原則有利于年形成歸檔文件數(shù)量較多、由文書或業(yè)務(wù)部門整理歸檔文件的機(jī)關(guān)進(jìn)行歸檔工作，檔案人員不必對(duì)所有歸檔文件按組織機(jī)構(gòu)順序進(jìn)行串號(hào)。只須對(duì)已經(jīng)歸檔的文件按組織機(jī)構(gòu)順序上架排列即可。這種編號(hào)原則也有利于各文書或業(yè)務(wù)部門安排本部門的歸檔文件整理工作，將年終集中整理的工作量分散到平時(shí)進(jìn)行，合理確定工作強(qiáng)度。
43、是否可以以每盒為單位流水編制件號(hào)？
不可以。《細(xì)則》規(guī)定，室編件號(hào)應(yīng)在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)流水編制，這樣既能使編制方法自然、簡(jiǎn)單，也便于進(jìn)行類內(nèi)歸檔文件數(shù)量統(tǒng)計(jì)等工作。先編盒號(hào)再編流水件號(hào)的做法，使得件號(hào)必須與盒號(hào)配合才能實(shí)現(xiàn)文件調(diào)用后的歸位。這樣，既增加了編號(hào)層次，又增加了檢索層次。而增加這些步驟對(duì)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效檢索完全是多余的，完全違背了文書立卷改革“簡(jiǎn)化、高效”的原則，因此《細(xì)則》將其排除在外。
44、成套文件是否也需要逐一填寫歸檔文件目錄？
是的。會(huì)議文件、報(bào)表、刊物等成套文件也必須和其他歸檔文件一樣逐一填寫歸檔文件目錄。因?yàn)槌商孜募彩侵鸺由w歸檔章的，因此按照編目原則，填寫歸檔文件目錄時(shí)也必須逐一填寫。具體編目時(shí)，由于成套文件的題名大都相似，難以準(zhǔn)確揭示具體文件的內(nèi)容，填寫時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重?cái)M標(biāo)題，加括號(hào)附于原標(biāo)題后，以方便檔案的查找利用。例如，“XX工作會(huì)議文件之一”后應(yīng)加上“XXX同志在會(huì)議開幕式上的講話”字樣。又如：“簡(jiǎn)報(bào)第三期”后應(yīng)加入“關(guān)于XXX活動(dòng)情況的報(bào)道”字樣。
45、歸檔文件目錄除集中裝訂成冊(cè)外，還需要分別在檔案盒中放置嗎？
按照《細(xì)則》的制定思想：檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，而不再是一級(jí)整理單位。提供利用時(shí)，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號(hào)找到相應(yīng)檔案盒需要抽取的實(shí)體。由此可見，在每盒內(nèi)設(shè)置“卷內(nèi)文件目錄”，對(duì)檢索并無(wú)意義，因此，《細(xì)則》沒(méi)有要求在盒內(nèi)放置目錄。但如果認(rèn)為管理時(shí)確有必要，也可由機(jī)關(guān)自行規(guī)定。
46、歸檔文件目錄采用橫式還是豎式？
兩種都可以。《細(xì)則》條文中只規(guī)定了歸檔文件目錄的樣式，附圖也只是示意圖，沒(méi)有規(guī)定各欄目的詳細(xì)尺寸，也沒(méi)有規(guī)定橫式或豎式。歸檔文件目錄的具體格式，各機(jī)關(guān)單位可以根據(jù)需要，在一般格式的基礎(chǔ)上自行確定。只要?dú)w檔文件目錄真實(shí)反映歸檔文件本身的原貌，目錄欄目齊全，填寫規(guī)范，其形式是橫式還是豎式都是可以的。同一立檔單位的目錄格式應(yīng)保持一致，不要隨意更改，以保持美觀，并便于使用。
47、編制歸檔文件目錄時(shí)，對(duì)項(xiàng)目中的責(zé)任者如何掌握，如何體現(xiàn)承辦部門？
責(zé)任者是文件的署名者，但實(shí)際工作中有些由業(yè)務(wù)部門起草承辦的文件是以機(jī)關(guān)名義或辦公室的名義發(fā)出的，實(shí)行文書處理部門或業(yè)務(wù)部門整理歸檔文件的單位，這些文件發(fā)出后，存檔的文件往往就退回到承辦部門整理歸檔，承辦部門在整理歸檔文件時(shí)也習(xí)慣在“責(zé)任者”一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是不正確的。如果需要將承辦部門作為文件的檢等情況，增加檔案提供利盡的困難。實(shí)際操作時(shí)，必須檢索依據(jù)，那么在分類的機(jī)構(gòu)項(xiàng)上就能體現(xiàn)出來(lái)，因此責(zé)任者必須是文件的署名者，而不是承辦者。
48、裝盒的具體要求？
裝盒時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒中。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度寫成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)放入歸檔的年度中。(2)不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(3)分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔材料不應(yīng)放入同一檔案盒。即使形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其它檔案盒，而應(yīng)選用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。
49、裝盒應(yīng)注意的問(wèn)題？
(1)應(yīng)視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲變形受損。有時(shí)某個(gè)類目的最后幾件文件不夠裝滿一個(gè)檔案盒，應(yīng)選用較薄的檔案盒。(2)檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒。
50、怎樣編制盒號(hào)？
盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。盒號(hào)一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，歷年大流水編號(hào)，以4位數(shù)為限幾年一斷號(hào)。
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- · 中國(guó)風(fēng)險(xiǎn)投資協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)名錄16
- · 中外知名投資機(jī)構(gòu)名錄711—23
- · 浙江省百?gòu)?qiáng)企業(yè)聯(lián)系人名錄887—3
